Лекции по История

1. Архивите като хранилища на документална информация

Документите са неразделен спътник на човечеството от хилядолетия насам. Те са неговото средство за фиксиране на информацията и предаването и във времето и пространството. Те са средство за комуникация между отделните членове на обществото, обществените структури от както съществува самото общество. Документите са най старите писмени паметници в историята на човешката култура, далеч преди да започната да се съчиняват и преписват книги в периода на родово-общинния строй и въвеждането на държавата хората вее търсят средства за по стабилна връзка по между си, която да е по трайна от паметта. Те търсят начин за фиксиране върху някакъв носител на данни чиято размяна има помага да организират по-добре своя живот. Именно необходимостта за документиране на действията с обществена значимост довежда до появата на писмеността. Чрез нея документирането става и технически възможно. Най старите запазени до днес документи датират от V-ІV в.пр.Хр. Те са резултат от прости по форма документи на учрежденско деловодство. Постепенно с разпространението на грамотността документите започват да играят осезаема роля не само в между институционалните, но и в личните отношения между хората. Особено след XIXв. Освен писмените и графичните започват да се използват нови видове документи в резултат от появата на фотографията и записа на звук. Огромно влияние върху вида на документите оказва електронно-изчислителната съобщителна техника. Латинската дума „ДОКУМЕНТУМ” означава доказателство, свидетелство, тя запазва през вековете първоначалното си юридическо значение – „документът” това е доказателство. С документ се означава всеки материален обект, който фиксира или потвърждава някакви знания и може да бъде включен в сбирка. Началото на такава употреба се поставя през 1905 г. от видния белгийски библиограф Пол Отле, който налага на един конгрес думата „документация”. От тогава всяка дейност свързана със събиране и предоставяне на информация е дейност засягаща и отделния документ.
Архивната теория приема, че всеки документ, който в последствие ще стане архивен представлява веществен източник на информация като едновременно с това е и паметник на човешката култура в най - общия смисъл на тази дума. На практика това означава, че за разлика от другите веществени паметници документът не възниква от само себе си, а се създава от човека съзнателно, или всеки документ е резултат от целенасочено документиране на някакво явление или събитие независимо обществено или частно. На практика всеки компонент е резултат от мисловна дейност на човека, даже когато се касае за изображение или запис на звук важно е кой е авторът и обектът заснет фотографски или звуково.
Първичното документиране се използва както в управленската така и производствената и всяка друга дейност на обществените структури и отделния човек.
Всички документи изпълняват разнообразни функции независимо от това дали дадена функция е осъзната от втора. Основната функция на всеки документ е информационната. Това е така защото всеки документ съдържа и материализира някакъв вид информация. Свойство на почти всички документи е и така наречената - „обществената функция”.Това е така защото документите се създават за да задоволят една или друга социална (обществена) потребност. Даже в случаите когато един документ е фалшифициран съдържащата се в него социална функция е обществено значима тъй като разкриването на причините за фалшификацията могат да доведат до твърде важни изводи. Документите притежават и така наречената комуникационна функция. Това е така защото чрез документите се организира и поддържа връзката между обществените структури или между отделните лица. Друга функция е управленската. Тя се проявява това когато документът се явява като средство за упражняване на управленска дейност. Управленска дейност най-често се отразява във всички документи, които имат регулативна нормативна роля. Много от документите притежават и така наречената правова функция. Това са документи, които по един или друг повод се използват като доказателство в съда, прокуратурата, следствието и т.н. Всеки документ може да притежава за определено време тази правова функция. Особено важна функция на голяма част от документите е функцията им на исторически извор, потенциално още с възникването си документите притежават тази функция. По принцип като се говори за функциите може да се използва истината, че документите имат ясно изразена поли функционалност.
В зависимост от произхода им документите биват: служебни, официални и лични
В зависимост от използваната техника за фиксиране на информацията и вида на носителя биват: писмени, ръкописни и печатни.
Документите могат да бъдат също и изобразителни: фото, кино, рисунки.
Документите могат да бъдат също звукови. Тогава когато съдържанието им може да бъде предадено по механичен, магнитен или друг вид запис. Документите могат да бъдат предадени и чрез електронно изчислителна техника – перфокарти, перфоленти, магнитни ленти, дискове, магнитни дискове и др.
Комплексни документи-при тях се използват няколко различни начина на документиране. В зависимост от своето участие в документооборота документите биват вътрешни (в самото учреждение), входящи (ако са съставени в друго учреждение или частни лица), изходящи (когато са изпратени от едно учреждение до друго или частно лице).
По вида на съдържанието си биват: прости (едносюжетни) – като засягат един въпрос, сложни (многосюжетни) – два или повече въпроса.
В зависимост от оформлението си и степента на завършеност: оригинали, чернови и различни по вид копия. Оригиналите са документи в окончателен, завършен вид и се оформят по установен за целта ред. Черновите са документи в предварителна редакция те отразяват етап в работата на автора. А копията възпроизвеждат по някакъв начин вече съществуващ в окончателен вид докумнт.
Според формата и използваната техника: преписи,заверени преписи, препис извлечение, фотокопия, дубъл негатив, дубъл позитив и т.н.
В зависимост от степента на индивидуалност или унификация – индивидуални типови и стандартни. Индивидуални всеки един от тях се оформя по различен начин според избора на автора си. Типови-когато имат определени реквизити подредени в определена последователност. Стандартни-когато върху банки с отпечатан текст има оставено свободно място за индивидуално съдържание.
В зависимост от срочността за изпълнение на документите – бързи, много бързи и спешни.
В зависимост от допустимата степен на разгласа – явни и поверителни. Поверителните биват : за служебно ползване, поверителни, строго поверителни, от особена важност. Това са така наречените документи с класифицирана информация.
Всеки документ при своето създаване има определена практическа роля.
Всички документи имат различен период на съществуване и употреба (Всеки документ има свой жизнен цикъл.) Всички документи имат някакво действие или въздействие и отразяват някакво явление. С течение на времето намалява тяхното оперативно значение, но за сметка на това нараства тяхното значение на носители на ретроспективна информация, тоест на информация която съдържа данни за отдавана минали събития и факти. Именно поради това човешката цивилизация е създала места и институции където се съхраняват тези документи, станали известни като архиви.
Терминът „архив” е доста спорен като етимология. Най-много привърженици и най-голямо разпространение има твърдението, че думата „архив” идва от старогръцката дума „архайос”- първичен, старинен, древен. Другата теза е, че произлиза от старогръцката дума „архай” – начало власт. Третата хипотеза е, че наслагването на „архайос” и „архай” ражда думата архив.
Терминът „архив” не еднозначен. В българския език се среща широко разпространение на неговата употреба – под архив се разбира, документите на едно учреждение, място за съхранение на документи и понятието за сграда използвана за съхранението на документи. Всичко това е резултат от ниска образованост на множество хора занимаващи се с издаване на речници и т.н.
Архивът е учреждение или структурна част на учреждението, която осъществява приемане,обработка, съхранение и използване на документи. Прието е архивите да се делят на такива с постоянен и непостоянен състав на документите. С непостоянен (променлив) – учрежденски, фирмени, граждански. Прието е за този тип архиви , че документите от деловодствата постъпват в учрежденските архиви и след изтичане на определен срок се предават в архивите с постоянен срок на съхранение. Според последния закон този срок е 25 г.
Архивите с постоянен срок (крайни архиви) – постъпилите документи се съхраняват за винаги. При постъпване в крайните архиви започва тяхната обработка и предоставянето им за обществено ползване. На практика документите постъпили в архивите за постоянно съхранение представляват архивното богатство на една държава. Именно тази крайни архиви определят държавната политика по отношение издирването, комплектуването и използването на документите. Нито един документ постъпил в краен архив не може да бъде унищожен. Това е практика на всички архиви в света. От тук е и факта, че държавите по света разглеждат функциите на архивите като част от цялостната си държавна политика по отношение на издирването, съхранението и използването на документите. Всички тези въпроси са обект на архивистиката или на архивознанието.