Лекции по История

13. Експертизата на научната и практическата ценност на документите

Експертизата на ценността на документите е безспорно най-отговорната дейност на архивиста, тъй като чрез нея той решава съдбата им. На практика нито за миг архивиста не трябва да забравя, че не може да си позволи да забрави, че унищожените документи са вече невъзвратими. В същото време достатъчно опасна е и другата крайност от криво разбрано чувство за отговорност пред обществото и историята да се запазва всичко наред, което означава архивите и архивохранилищата да се запълват с второстепенни и третостепенни документи. Практиката на архивите отдавна е доказала че големия обем съхранявани документи може да затруднява работата на архивиста и при всички случаи води до не оправдани финансови обществени разходи. Сама по себе си експертизата на ценността на документите като вид дейност в архивите възниква сравнително скоро и то не защото документи не са били унищожавани, а други документи оставени за трайно съхранение, а най-вече поради факта, че това унищожаване и евентуално съхраняване е ставало случайно. Основен фактор през вековете за запазването и унищожаването на документите са били тясно ведомствените интереси на практика всяко учреждение е имало свои най-често не писани правила за унищожение или съхранение на излезлите от текуща обработка дела. Освен това т.н. прочистване на документите не се е провеждало системно, а е ставало епизодично, когато се е появявала необходимост да се намери място в архивохранилищата за новите постъпления. Днес обаче експертизата е основен проблем за всички архиви по света, това е въпросът, по който най-много се пише и спори. На въпроса за експертизата за ценността на документите се посвещават множество национални и международни дискусии, конференции и се стига до там този въпрос да бъде обсъждан на кръглите маси и на конгреса на Международния съвет на архивите. Под експертиза на ценността на документите се разбира изучаването им въз основа на критерии за ценност с цел да се определят сроковете за съхранението им и да се подбере тази част от тях, която да постъпи за постоянно съхранение в някои от архивите с постоянен състав на документи, което означава тези документи да се превърнат в реална съставна част вече на националния архивен фонд. Необходимостта от такова изучаване и подбор на документите се диктува от обстоятелството, че документите създавани в една държава се отличават с изключително голямо разнообразие на информацията, като в същото време тази информация има различно значение. Едни от документите отразяват съществени моменти и страни на стопанския, политическия, културния, научния и всякакъв друг вид живот на обществото. Те могат в последствие да играят ролята на първокласна или първостепенна изворова база, което ще рече, че те могат да осигурят с информация и то в необходимия вид процеса на историческото познание. Останалата част от документите е с по- кратковременното и по-тясно значение (имат далече по-ниска информационна стойност). Проблемите на подбора на документите значително се усложняват през ХХ век най-вече поради засилващата се динамика на обществения живот и особено от бързите промени от документообразуването настъпващи поради научно-техническата революция. Обемът на документите нараства неудържимо едновременно с това се променя и техниката на фиксиране на документната информация. Поради използването на високо производителни размножителни апарати рязко нараства така наречената многоекземплярност. Зараждащото се сложно управление на държавата и стопанството на всички равнища довежда до нарастване на повтаряемостта на информацията, както в отделния архивен фонд така и в комплексите от фондовете към всичко това се налага да добавим и затрудненията, които произтичат от промените във възгледите на различните поколения архивисти. Аксиомата, че миналото не е статично предполага разбира се в своя архивен вариант да се запазват такива данни, от които историографията на бъдещето може да се възползва без да се усети недостиг на информация. Всъщност това е и най-тежкия проблем на експертизата на ценността на документите (проблема е да се прогнозират нуждите, които бъдещите поколения или изследователи ще изпитват за ползването на документната информация). Главната задача, която се решава чрез експертизата на ценността на документите е да се осигури максимално висока информативност на архивния фонд при възможно най- малък негов обем. С оглед на това в хода на експертизата се установява какви категории документи възникват в процеса на дейност на учреждението а също така и кои документи са основни, тоест най-пълно отразяват. В случай, че липсват такива документи се набелязват мерки за попълването им , разбира се ако има възможности за това, търсят се дублетни документи, копия, чернови и така нататък. При документацията от учрежденски тип, етапите на експертиза са 2 или 3. Първият от тях е така наречената текуща експертиза, която се осъществява в деловодството на учреждението и се състои в класиране на възникващите документи в дела с точно определени срокове на съхранение на всяко едно от тях. Вторият етап представлява експертиза на ценността на документите в архива на учреждението преди предаването им в държавен или друг архив с постоянен състава на документи . Този втори етап се осъществява в хода на научно-техническата обработка на архивния фонд. Редица причини могат да наложат след време, понякога това време може да бъде и години, трета така наречена допълнителна експертиза. Обикновено тя се прилага или за отделен фонд или за някоя категория фондове. Целта на тази допълнителна експертиза е да се подобри качеството на вече проведената веднъж експертиза както и да се коригира възгледа за ценността на документите ако това се налага.
Трудно се постига, но е с огромно значение е така наречената комплексна експертиза, тя е особено важна за етапа на прогнозиране на ценността на документите и фиксиране сроковете им за съхранение. Именно на този етап може да се установи междуфондовата дублетност във целия вертикал на даден отрасъл и съответно да се реши, кои документи от дублиращите се ще бъдат съхранени. Сравнително рядко се извършва експертиза на документите от личен произход. Прието е след като едно лице е определено за важно (в културен, политически или друг аспект), всички негови документи влизащи в състава на т.н. личен фонд да бъдат запазени. Когато обаче се налага да бъде направен някакъв подбор той се провежда крайно предпазливо. При провеждането, на който и да било етап от експертизата на ценността на документите основния въпрос е да запазим или да унищожим. При решаването на най-важния въпрос на експертизата – да запазим или унищожим, като методологическа основа се използва принципът на историзма и принципът на всестранност и комплектност при изучаването на документите. Що се отнася до конкретната методика при провеждането на експертизата или конкретните критерии, с които си служи може да се каже, че за постоянно съхранение се определят най-ценните, най-важните като исторически извор документи. Днешното поколение архивисти решават въпроса на ценни-неценни, което означава да унищожат или съхранят, не на всеки един документ поотделно, а комплексно по цели фондове. Оценката на съдържанието на документите задължително трябва да се извършва от специалисти в конкретната сфера като задължително се взимат под внимание следните по-важни критерии:
1. Вид на документа - предпочитан е при запазване на документите се отдава на онези видове, които документират най-съществените страни от дейността на учреждението.
2. Новост, наситеност и уникалност на съдържанието – тук особено внимание се обръща на документите съдържащи нови или единствени сведения за събития и явления
3. Пълнота на информацията - безспорно най-ценни са тези документи, които имат максимална и пълна информация за дадено събитие
4. Степен на повтаряемост и обобщеност на съдържанието
5. Завършеност на текста - по принцип за постоянно съхранение би следвало да се приемат документи чиито текст е в завършена, окончателна редакция. Попълването с чернови, копия или дубликати е възможно само тогава, когато оригиналите са унищожени. При оценката на съдържанието на научно-техническите и на кино, фоно, фото документите се използват специфични за тях критерии, като например принципна новост и оригиналност на решението, художествена стойност на фото документа качество на фоно записа, тук могат да се добавят и редица други критерии, които могат да допълват основните критерии и да оформят действително провеждането на добра експертиза на ценността на документите. Най-общите критерии, които се прилагат при експертизата на първо място това е значението на фондо образователя - колкото по-голяма е значимостта на функциите на учреждението, толкова по-важни са и документите, които подлежат на постоянно съхранение и съответно много по-малко са документите, които трябва да бъдат унищожавани. Втория общ критерий - значимост на събитието или явлението отразявано в документа. Третия общ критерий - времето на създаването на документа обикновено най- достоверни са документите - възникнали в хода на събитието или скоро след него. В нашата страна така наречения забранен период за провеждането на експертиза, което означава че всички документи преди тази дата трябва да се пазят е 1900 година. Разбира се за териториите приобщени към България след Балканската война този период е до 1912 г. Друг общ критерии при определяне ценността на документите е мястото на създаване на документа колкото по-близко до станалото събитие е създаден документа, толкова той е по-ценен. Друг общ критерии това е автора на документа - тогава, когато едно лице е значима обществена фигура, естествено документа подписан от него има и съответната по-голяма стойност. Друг критерии това е интензивността на документиране на дадено събитие-колкото по-малко документи отразяват дадено важно събитие токова те са по-ценни. По принцип последните два критерия се използват и прилагат тогава, когато липсва воденето на добро деловодство а има трудност при прилагането на преходните критерии. Интересен критерий който се използва при експертизата на ценността на документите - външните особености на документа - колкото по-вече един документ е оригинален, толкова той е по-ценен. Ако липсва оригинала се търсят заверени или обикновени копия. При особено ценните документи в експертизата е прието освен оригинала да се запазват и едно или две копия ако има такива. Като допълнителен критерий може да се използва наличието на бележки върху документа. Изключително важен критерий е така наречената реликва - използването на документа като реликва. Не на последно място някои документи се определят като ценни като се взимат предвид оформлението на самия документ както и неговите палеографски и художествени особености. Като допълнителен критерий може да се използва и дали един документ притежава юридическа сила или не. Като последен, но не най-маловажен критерий може да се използва и физическото състояние на документа – когато на пример един оригинал е в тежко физическо състояние логично е към него да се използва или да бъде приложено негово копие, което да бъде в по-добро физическо състояние. Качеството на експертизата на ценността на документите зависи изключително много от компетентността на участниците в различните експертни комисии, тъй като самата експертиза е резултат от предварително обмислени и добре обосновани мерки на съответните комисии.