Лекции по История

12. Научно-справочен апарат в архивите

Сами по себе си архивите са изключително мощна, широкообхватна информационна система. Те събират обработват, съхраняват, универсална по тематика информация и я предоставят за използване на широк кръг потребители. Друга подобна такава информационна система по своите мащаби е само библиотечната система. От своя страна самата архивна система разполага със своя вътрешна информационна система, която е прието да се означава като информационна система на архивите. Целта на тази информационна система на архивите е да предоставя колкото се може по-мащабно огромната информация съдържаща се в документите на нуждаещите се потребители. В зависимост от своята насоченост информационните проявления на архивите биват научно- информационни и популяризаторски. И в двата случая задължителна предпоставка за тяхното осъществяване е наличието на научно-справочен апарат към съхраняваните в архива документи. На практика именно този апарат е основата върху която се гради използването на документите и следователно от неговото ниво зависи изпълнението на обществените функции на архивите. Терминът научно-справочен апарат не може да се замества например с понятието информационен масив, тъй като информационния масив не съдържа конкретни бази за обозначаване на различните научно-справочни елементи. Отделните съставки на научно-справочния апарат днес имат точно определено предназначение и винаги са обединени в система. По определение системата на научно- справочния апарат използвана по настоящем в българските архиви, както и в архивите по света представлява комплекс от взаимно свързани справочници на отчетни и информационни документи на архивите създавани на базата на единни методологически и научно-методически основи за осигуряване търсенето на отделни архивни документи или цялостна документа информация. Още през 30- те години на миналия век започва изграждането на сегашната стройна система на научно-справочния апарат в архивите, в който научно-справочен апарат може да се издири отделния документ, отделния архивен фонд, отделния архив или цялостна информация, вече в националния архивен фонд. Колкото повече има натрупан архивен материал като обем , толкова по-богат е научно- справочния апарат. Тук се проявяват и двете основни зависимости на научно-справочния апарат към архивите, на първо място това е зависимостта от обема на архива и на второ място това е необходимостта на обществото или на външната среда от информацията съдържаща се в този обем. Още в древният изток в някой архивни сбирки има най-прости видове справочници, в така известните архиви от глинени плочки са открити и глинени плочки, които са представлявали просто етикет към няколко десетки или стотици други глинени плочки. В старите архиви на древна Гърция и на древен Рим също са съществували справочници, чиято цел е била да се улесни използването на съответните архиви. Като абсолютен минимум от справочни помагала необходими за да функционира, който и да е архив това е наличието на списък на комплектуваните в този архив фондове и разбира се на инвентарен опис за фондовете в архива. Колкото по-добре развито е архивното дело в една страна, толкова по-добре е развит и научно-справочния апарат на архивите.
Системата на научно-справочен апарат по принцип има обектна насоченост. Съвременните архиви различаващи се по равнище на организация и съхранение на документите се осигуряват и съответен вид справочници. У нас нормативно е регламентирано изработването на справочници в най-общия смисъл на тази дума преди всичко към националния архивен фонд. Това са преди всичко пътеводителите „Архивите в България”, към този пътеводител излязъл през 1986 г. излизат непрекъснато допълващ го бюлетин и други съобщения за новоприети фондове. Друг справочник е централната фондовата картотека, в която има данни за названията на всички архиви, техните адреси, техния профил, хронологическите граници на съхраняваните документи възможностите за работа на читателите и т.н. Към този по вид общ се отнасят и различните видове справочници като списъци на фондове, каталози, различните прегледи на документи, (на пример за историята на БЗНС се издават каталози от държавните архиви в страната които съхраняват документи). По принцип към справочниците на един архив тогава когато те имат обобщен характер е прието да се работи в цялостната система на архивите. Класът или групата на справочниците към документите на отделния архив е най богат като видово разнообразие на първо място тук са така наречените справочници по отчета, фондовата картотека на архива, на второ място списъкът на фондовете, на трето място списъкът на частичните постъпления, следват списъкът на спомените и инвентарните описи на фондовете. Тези справочници имат основна отчетна функция, но изпълняват и организираща функция. Друга голяма група са справочниците по съдържание на документите, тези справочници се издават за издирване на документи въз основа на тяхната тематика. Тук на първо място са инвентарните описи, систематичния каталог, предметно тематичния каталог, именния каталог, географския каталог, тук са и тематичните прегледи, тематичните списъци и тематичните справки. Под една или друга форма Националния Архивен Фонд може да реализира информационната си задача само ако притежава поне част от тези справочници, които споменахме. В целия научно справочен апарат на архивите много важна характеристика на системата е че всеки тип справочник има присъщо само на него предназначение и не дублира другите видове справочници, а само се допълва с тях. Особено изискване при създаването на отделните видове архивни справочници е възможността те да бъдат унифицирани в цялата архивна система. През последното десетилетие все повече се налага изискването всички справочници да са максимално машинно ориентирани, което означава формата им да позволява или поне достатъчно да облекчава тяхно използване с помощта на съвременни технически средства. Системата на научно-справочния апарат е отворена система, тя може да бъде допълва в зависимост от развитието на техниката, финансовите възможности и професионалната на персонала в архивите или научната подготовка на всеки архивист.