Лекции по История

11. Съхранение на архивни документи

Документите независимо от техния вид са материални предмети, а всеки материален предмет е подложен на естествено стареене и на разрушаване под влияние на външни фактори. Известните ни фактори разрушаващи документите е прието да делим на физически, химически и биологически. Така например светлината е основен физически фактор разрушаващ основата и мастилата, много опасни са също така повишената влажност или обратното липсата на достатъчно влага. Отрицателни въздействия оказват също така и промените в температурата особено когато те са резки и с големи амплитуди. Не чистия въздух и различните химически примеси в него влияят също отрицателно на документите. В много страни като основен враг на документите се посочват и биологическите вредители като гризачи насекоми и други подобни. При самото създаване на документите използването на некачествени продукти като лоша хартия с малко съдържание на целулоза, неспазване на стандартите на мастилата и прочие също оказва влияние върху съхранението на документите. Борбата с разрушаващите фактори задължително трябва да се води системно и последователно, тъй като грижите за запазването на архивните фондове още от тяхното формиране до постъпването им в архива стават безпредметни ако не се осигури физическото им съхранение. Именно за да се постигне максимално добро физическо съхранение в архивите се използват последните достижения на физиката, химията, биологията, строителното и машинно инженерство, електротехниката, противопожарното дело, системите за охрана и т.н. По принцип архивистите са с хуманно образование и като такова те сами не могат да направят много за съхранението на документите и затова се налага често да търсят съдействието на различни видове специалисти.
На първо място ще започнем с архивната сграда и оборудването и като основен фактор за физическото опазване на документите и тяхното използване. Прието е като световна практика, че най- подходящите условия за съхранение и използване на документите могат да се създадат в нова изградени сгради или в основно преустроени и приспособени за архив стари сгради. Обикновено архивите или сградите на архивите са разположени в административно-културния център на населеното място или в друга зона на града като задължително условие е да има осигурени добри комуникации до сградата. Като препоръка архивната сграда не бива да се строи в близост до крупни производствени обекти, които замърсяват атмосферата. Тя не бива да се строи и върху терени, които имат високи подпочвени води, а така също терена, който е определен за сградата трябва да бъде достатъчно голям за да позволява неговото или нейното бъдещо разширение. Архивните сгради по принцип трябва да бъдат монументални като архитектура, а като строеж монолитни сеизмоустойчиви и разбира се много добре противопожарно осигурени. Обикновено в архивните сгради помещенията се групират в няколко функционални блока на първо място това са архивохранилищата на второ място работните помещения за персонала и на трето това са помещенията достъпни за гражданите, в които те работят и правят своите изследвания. Архивохранилищата са специално обзаведени помещения предназначени за съхранение на архивните документи. Световната практика е наложила при строителството на архивни сгради максималния размер на едно арховохранилище да е в рамките на 200 кв.м. Самите архивохранилища като височина се правят до 2.5м. с оглед последния стелаж разположен в хранилището да е с височина 2.20м. Влажностния режим в хранилищата трябва да бъде 55% влажност като допусканията са +/- 5%, температурата трябва да бъде 16оС с допускания от +/-2оС за документи на хартиена или целулозна основа, а за микро филмите тези стойности са по ниски около 45% влажност, а температура пада като за някои от тях се препоръчва и минусова температура. Стелажите е предприето да бъдат и метални това са различни рафтове, които трябва да отговарят на съответните размери на документите. По принцип разстоянието между два стелажа се препоръчва да бъде между 50 и 60см., което да позволява свободното движение на човек между стелажите. В модерните сгради на архивите по света задължително има и климатизатори, които осъществяват необходимата температура и влажност. Задължително във всички архивохранилища има уреди наречени термографи, които контролират температурата и влажността на въздуха. Този контрол се осъществява ежедневно. Документите, които постъпват за съхранение в архивната сграда предварително се подлагат на няколко операции на първо място задължително се обезпрашават -ръчно или в специални камери. След това документите се преглеждат полистно и ако има необходимост една част от тях се насочват в съответните лаборатории, след което могат да постъпват в хранилищата. Във всички съвременни архиви преди да се пристъпи към подреждането на документите в архивохранилището се прави дезинфекция на документите, като класическите начини са два - най-модерния, но и най-скъп е с използването на инфразвук, при който в специални камери се вкарват документите и се пуска инфразвук със специална честота, който ликвидира всички живи организми, другия класически начин е чрез използването на газ, този метод е ефективен около 90%, тъй като има места в документите където газта не може да достигне и съответно може да се запазят някакви микроорганизми. Разбира се и двата метода са доста ефективни, и няма модерна, съвременна архивна сграда в света, която да не разполага с камера за извършването на дезинфекцията. Освен стелажите в архивохранилищата за особено ценни документи се използват и специални метални шкафове или специални железобетонни сейфове, които по своята уредба са близки до банковите трезори. Всяко архивохранилище има своя система на разполагане на архивните фондове или казано на архивен език своя топонимия. Всички архивохранилища са подчинени на някаква система, която позволява най-лесното и бързо ориентиране при търсенето на определени архиви. В архивните сгради задължително съществува и блок за консервация и реставрация на архивните документи.
Консервацията на документите е съвкупност от операции , с които се цели предпазването на документите от разрушаващото действие на външната среда.
Реставрацията от своя страна е съвкупност от операции, които довеждат до възстановяване на първоначалните или близки до първоначалните свойства и външни особености на повредени или разрушени документи .
Консервацията и реставрацията са процеси, които се преплитат и трябва да се извършват при строго съблюдаване на няколко изисквания. На първо място консервацията и реставрацията не бива да променят оригиналния вид на документа. На второ място подбраните методи за реставрация и консервация трябва да са експериментирани и вече доказали своите възможности за да се постигне ефективна реставрация и консервация. На трето място задължително правило при реставрацията и консервацията е всички използвани методи да са напълно обратими тоест при нужда да може да се възвърне видът на документа преди реставрацията. Задължително условие е всички използвани реактиви да не променят физико-химичните свойства и устойчивостта на хартията и мастилата, (основата и мастилата). Задължително условие е също така при реставрацията и консервацията, материалите, с които се третира документът да не оставя никакви токсични вещества, които могат да бъдат вредни за персонала или лицето което в последствие ще работи с дадения документ. И последно условие е извършените операции да не създават условия за по-нататъшни или нови разрушения на документа. Задължително условие е преди да се престъпи към реставрация или консервация всички документи предварително да се микрофилмират. Класическата реставрация се свежда до укрепване на разкъсани листове като при нея се използват материали ( хартия и лепила ) близки по състав и свойства с материалите, от които е изграден реставриращият се документ, както и мастилата, които са използвани. При класическата реставрация се работи предимно с така наречената японска хартия, а когато липсва такава с микалентна хартия. Могат да се използват и по-скъпи, тънки копринени материи, както и лепила, в които има и антисептик. Реставрацията чрез листоотливане се състои в доливане на хартиена маса на местата където тя е унищожена, като за целта нашата страна също произвежда листоотливни апарати (листомашини). Много често се използва и така наречения метод на ламинирането. Това означава покриването на хартията с тънко фолио, което обезвъздушава, херметизира листа и по този начин го предпазва от външни влияния. Опитът в архивите наложи ламинирането да се използва само върху копия от документите, защото самото ламиниране прави документа чуплив за не повече от 3 – 4 години и на практика го унищожава. Самата реставрация използва и така нареченото разцепване на хартиения лист, при който метод се дава възможност да се укрепват и лицевата и обратната страна на документа, за този метод (разцепването н хартиения лист) се изисква голяма квалификация и специалисти с много голям опит. При угасване на текста се извършва химическа или фото-реставрация. Особено интересно е за реставрацията на звукови и филмови носители, че съществуват специални скъпо струващи апарати, в които самата реставрация става по електронноизчислителен път. Универсални методи за реставрация на всякакъв вид документи не съществуват. За всеки отделен случай на реставрация се определя и метода, по който да бъде реставриран дадения документ, това се отнася както за документите на папирус, пергамент, хартия, така и за кино, фоно, фотодокументите или останалите документи на технически носител. Задължително всяка реставрация и консервация се извършва в специални лаборатории, които трябва да отговарят на съответните изисквания. Практика в архивите по света е да се обменят специалисти за реставрация на уникални документи, при които използването или некомпетентното прилагане на методи може да ги унищожи.
Един от методите за дългосрочно съхранение на документите това е използването на микрофилмирането на архивните документи. Самото микрофилмиране е процес на оптическо възпроизвеждане на документи в намален мащаб върху фотолента ил фотофиш от където произтича и микрофилм или микрофиш. Колкото по-голяма е минимизацията на филма, толкова по-вече нрой документи могат да се поместват на един микрофиш или микрофилм. При всички случаи е задължително да се спазват действащите стандарти за техническите процеси при микрофилмирането. На практика микрофимирането се извършва преди всичко с цел опазване на уникалните, най-ценните, най-често използвани и намиращи се в най-лошо физическо състояние документи. На тази база се създава така наречения застрахователен фонд, който винаги се препоръчва да се съхранява в хранилище на друго място от хранилището, в което се съхраняват оригиналите. При съществуване на финансова и техническа възможност, на микрофилмиране подлежат всички документи в даден архив. Чрез самото микрофилмиране се разширяват възможностите за използване на документите тъй като рязко се съкращава времето за обслужване на читателите и рязко се съкращава времето за използването на документите извън архива. Микро фотокопията за застрахователния фонд се изработват в комплект и те са негатив, дубъл-негатив и позитив. Първият негатив е неприкосновен и именно той представлява застрахователния фонд. Дубъл-негатива (втория негатив) е работния екземпляр и именно той се използва за изработването на необходимия брой позитиви , които се предоставят на читателя в самия архив или се изпращат по кореспондентски път за използване извън архива. Документите, които веднъж са микрофилмирани по принцип не се дават за използване във всички правилници в модерните страни, използването на мирофилмираните документи става само по изключение след спазването на определени изисквания. Това може да става най-вече тогава, когато се използват някои атрибути на документа например като водния знак, който не излиза на фото копието. Широко разпространение през последните двадесет години в света получиха така наречените микрофилмови сборници на документи, с което се улеснява много и използването на документи и до най-отдалечени места. Огромните усилия необходими за провеждането на добра реставрация и консервация както и за качествено микро филмиране преследват една единствена цел, а тя е многократното увеличение на срока на физическото съхранение на документите независимо на каква основа са те. Стремежът е да се осигури хилядолетен период , за съхранение на документите.